merangkum buku dasaratha 5 ngerangkum dari bab1 sampai dengan bab 7

BAB 1

PROSES BISNIS DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Proses bisnis adalah urutan aktivitas yang dilaksanakan oleh suatu bisnis untuk memperoleh,menghasilkan,serta menjual barang dan jasa. Para akuntan dan yang lain memiliki kepentingan dalam pemodelan proses bisnis. Di dalam transaksi terdapat tiga siklus transaksi utama yaitu:

àsiklus pemerolehan/pembelian adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang-barang dan          jasa.

àsikluas konversi adalah proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.

            Sistem informasi manajemen(SIM) adalah suatu sistem yang menangkap data tentang satu organisasi, menyimpan dan memelihara data, serta menyediakan informasi yang berguna bagi manajemen. Sim berfungsi berperan seperti produksi,pemasara,sumber daya manusia,serta akuntansi dan keuangan.

LINGKUP SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

            Sebagaimana dibahas sebelumnya sebenernya SIM merupakan seperangkat subsistem. Semua subsistem ini bersifat penting,dan informasi yang berbeda diperlukan untuk menjalankan fungsi-fungsinya.

            Sebagai contoh, departemen produksi perlu memelihara informasi tentang pesanan, jadwal produksi, dan persediaan. Sistem informasi akuntansi itu adalah suatu subsistem dari SIM yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi. Sistem informasi manajemen menelusuri sejumlah besar informasi mengenai pesanan penjualan,penjualan dalam satuan unit dan mata uang,penagihan kas,pesanan pembelian,penerimaan barang,pembayaran,gaji,dan jam kerja. Oleh karena itu bisa disebut informasi akuntansi merupakan bagian utama dari perangkat informasi yang diperlukan oleh semua pengguna, para akuntan berada di posisi yang baik untuk meningkatkan nilai pelayanan mereka dengan memperluas fokus mereka dan mempertimbangkan keseluruhan proses bisnis

PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

àMEMBUAT LAPORAN EKSTERNAL

            Perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan-badan pemerintah, dan yang lain. Laporan-laporan ini mencakup laporan keuangan, SPT pajak, dan laporan yang diperlukan oleh badan-badan pemerintah yang mengatur perusahaan dalam industri perbankan dan untilitas. Laporan jenis ini mengikuti suatu struktur yang ditetapkan oleh organisasi-organisasi seperti financial accounting standards board, securities and exchange commission, internal revenue service dan regular lainnya.

àMENDUKUNG AKTIVITAS RUTIN

Para manajer memerlukan satu sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan itu. Contohnya antara lain menerima pesanan pelanggan, mengirimkan barang dan jasa, membuat faktur penagihan pelanggan, dan menagih kas ke pelanggan. Teknologi lain seperti scanner untuk memindai kode produk, meningkatkan efisiensi dari proses bisnis.

àMENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi.contohnya antara lain mengetahui produk-produk yang penjualannya bagus dan pelanggan mana yang paling banyak melakukan pembelian.informasi ini sangat penting untuk merencanakan produk baru, memutuskan produk-produk apa yang harus ada di persediaan, dan memasarkan produk kepada para pelanggan.

àPERENCANAAN DAN PENGENDALIAN

Suatu sistem informasi juga diperlukan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian. Informasi mengenai anggaran dan biaya standart disimpan oleh sistem informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah aktual. Menggunakan pemindai untuk mencatat barang yang dibeli dan dijual mengakibatkan terkumpulnya jumlah informasi yang sangat banyak dengan biaya yang rendah, memungkinkan pengguna untuk merencanakan dan mengendalikan dengan lebih terperinci, sebagai contoh, analisis pendapatan dan beban bisa dilakukan di tingkatan produk secara individu.

àMENERAPKAN PENGENDALIAN INTERNAL

Pengendalian internal mencakup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur,dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan.sebagai contoh,satu sistem informasi dapat menggunakan kata sandi untuk mencegah individu lain memiliki akses ke format data entri dan laporan yang tidak diperlukan untuk menjalankan pekerjaan mereka.

APLIKASI DAN PERANTI LUNAK AKUNTANSI

            Pada umumnya, aplikasi-aplikasi akuntansi dikelompokkan menurut siklus transaksi. Sebagai contoh, aplikasi siklus pemerolehan membantu para pengguna menentukan apa dan kapan untuk membeli, membuat pesanan pembelian, mencatat faktur pembelian, menelusuri jumlah yang terutang kepada para pemasok, dan melakukan pembayaran kepada para pemasok.

PERAN AKUNTANSI DALAM HUBUNGANNYA DENGAN SIA

Cara lain untuk memahami arti dari sistem informasi akuntansi adalah dengan mempertimbangkan hubungan antara sistem informasi akuntansi dan pekerjaan akuntansi. Seorang mahasiswa yang masuk bidang akuntansi perlu memahami SIA agar nantinya dapat bekerja dengan berbagai macam peran. Teknologi informasi di dalam kurikulum akuntansi yang mengidentifikasi empt peran dimana akuntan menggunakan teknologi informasi: 1.pengguna, 2.manajer, 3.konsultan, 4.evaluator, 5. Penyedia jasa akuntansi dan perpajakan.

AKUNTANSI SEBAGAI PENGGUNA

Para akuntan dan manajer keuangan menggunakan sistem akuntansi untuk semua fungsi yang dibahas sebelumnya. Setelah pemrosesan transaksi rutin menjadi terotomatisasi, para akuntan mengeluarkan waktu yang lebih sedikit pada fungsi-fungsi yang rutin. Di dalam buku ini anda akan belajar bagaimana SIA digunakan untuk menangani transaksi-transaksi rutin di dalam siklus pendapatan dan pemerolehan. Juga akan ditunjukkan bagaimana perangakat lunak akuntansi dapat digunakan untuk mendukung operasi bisnis dan pengambilan keputusan. Pedoman IFAC menekankan bahwa para pengguna perlu memahami arsitektur sistem informasi, perangkat keras,peangkat lunak, dan metode pengorganisasian data, seta mampu untuk menggunakan paket pengolah kata, lembar kerja, basis data, dn akuntansi.

AKUNTAN SEBAGAI MANAJER

            Para manajer bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu suatu organisasi dalam mencapai tujuannya. Diperusahaan yang lebih besar manajer akuntansi itu harus bekerja sangat dekat dengan direktur informasi. Orang-orang ini memahami basis data, informasi yang diperlukan oleh banyak pegguna, dan teknik-teknik pengendalian internal.

AKUNTAN SEBAGAI KONSULTAN

Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi di bidang  sistem informasi, perencanaan keuangan perorangan, akuntansi internasional, akuntansi lingkungan, dan akuntansi forensik.selain itu klien-klien terus meningkat menjadi lebih canggih, dan harapan serta tuntutan mereka pun menjadi lebih tinggi. Konsultan-konsultan akuntansi telah merespon tantangan ini dengan:

a.mengkhususkan diri dalam industri yang tertentu

b.mengkhususkan diri dlam perangkat lunak kuntansi dari satu atau dua pemasok

c.memfokuskan diri mereka atau staf mereka menjadi konsultan penuh waktu

AKUNTAN SEBAGAI EVALUATOR

            Akuntan menyediakan bermacam jasa evaluasi yang berfokus atau bergantung pada sistem informasi akuntansi. Disini akan terlihat akuntansi sebagai seorang auditor, internal, auditor eksternal,dan penyedia jasa

àauditor internal mengevaluasi berbagai unit di dalam suatu organisasi untuk menentukan apakah unit itu telah mencapai misalnya secara efisien dan efektif.

àauditor eksternalperusahaan membayar kantor akuntan publik untuk mengaudit laporan keuangan mereka             untuk memenuhi ketentuan hukum dan untuk menambahkan kedibilitas atas laporan keuangan mereka.

àperan evaluatif lainnya para akuntan memperluas peran mereka sebagai evaluator dengan menyediakan berbagai macam jasa assurance

AKUNTAN SEBAGAI PENYEDIA JASA AKUNTANSI DAN PERPAJAKAN

            Akuntan menggunaka perangakat lunak akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien-klien kecil dan pernagkat lunak perpajakan guna memberikan jasa perpajakan untuk klien-klien mereka.penurunan harga komputer serta perangkat lunak akuntansi dan perpajakan memungkinkan banyak akuntan untuk memperoleh keuntungan dengan menjadi kantor akuntan perorangan.peran pengguna, manajer, konsultan, pendesain,evaluator, dan penyedia jasa telah ada di profesi akuntansi dalam jangaka waktu yang sangat lama.

BAB 2

PROSES BISNIS DAN DATA SIA

Sistem akuntansi bersifat kompleks, dan banyak keahlian diperlukan untuk mengevaluasi SIA. Akuntan perlu untuk meninjau utang dokumentasi, melakukan wawancara, dan mengamati transaksi-transaksi untuk memahami sistem akuntansi klien. Mereka juga perlu untuk:

1.mengetahui informasi apa yang harus dicari

2.mengetahui di mana mereka bisa mendapatkan informasi

3.mengembangkan rencana untuk mmperoleh informasi

4.menyusun informasi dengan cara yang penuh arti

PROSES DAN KEJADIAN BISNIS

            Proses bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh,menghasilkan,serta menjual barang dan jasa. satu cara penting untuk mempelajari proses bisnis perusahaan adalah berfokus pada siklus transaksi. Siklus transaksi mengelompokkan kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu.

Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama

àsiklus pemerolehan/pembelian mengacu pada proses pembelian barang dan jasa.

àsiklus konversi mengacu pada proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.

àsiklus pendapatan memgacu pada proses menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan.

SIKLUS PENDAPATAN

            Siklus pendapatan dari jenis organisasi yang berbeda dapat saja sama dan mencakup di dalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini:

1.merespon permintaan informasi dari pelanggan

2.membut perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang

3.menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan

4.menagih pelanggan

5.melakukan penagihan uang

6.menyetorkan uang kas ke bank

7.menyusun laporan

SIKLUS PEMEROLEHAN

            Seperti halnya siklus pendapatan, siklus pemerolehan dari organisasi dengan jenis yang berbeda pada dasarnya bersifat sama karena kebanyakan mencakup di dalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini:

1.mendiskripsikan dengan para pemasok

2.memproses permintaan

3.membuat perjanjian dengan pemasok

4.menerima barang atau jasa dari para pemasok

5.mengakui klaim atas barang dan jasa yang diterima

6.memilih faktur-faktur yang akan dibayar

7.menulis cek

PENGIDENTIFIKASIAN KEJADIAN DALAM PROSES BISNIS

            Akuntansi pada dasarnya adalah suatu sistem informasi, dan sangat penting bagi para akuntan untuk mengetahui bagaimana sistem informasi beroperasi.para akuntan harus terbiasa dengan proses bisnis sebelum mereka dapat mengevaluasi atau mendesain satu sistem informasi akuntansi. Walaupun demikian proses-proses bisnis dapat saja kompleks dan bahkan banyak sekali, jadi kita juga perlu untuk menemukan suatu cara untuk menyederhanakan dan menyusun informasi yang kita kumpulkan tentang suatu proses bisnis

PEDOMAN MENGAKUI KEJADIAN

            Pedoman berikut  berfokus pada pergeseran tanggung jawab di dalam proses bisnis untuk menidentifikasikan kejadian.

-Pedoman 1.kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas

-Pedoman 2.abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal

-Pedoman 3. Kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal ke agen internal lainnya

-pedoman 4. Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama.

-pedoman 5.gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu

PENGORGANISASIAN DATA DALAM SIA

            Satu motivasi penting untuk mengidentifikasikan kejadian dari uraian naratif mengenai suatu proses bisnis, adalah bahwa data SIA berhubungan erat dengan kejadian. SIA merekam data tentang berbagai kejadian yang dibahas di bagian sebelumnya, termasuk perjanjian dengan para pelanggan barang atau jasa yang disediakan kepada pelanggan , jumlah terutang dari para pelanggan, dan pembayaran oleh para pelanggan.

SISTEM MANUAL UNTUK SIKLUS PENDAPATAN DAN BUKU BESAR

            Kejadian yang mempengaruhi buku besar adalah proses bisnis seperti yang terdiri dari kejadian-kejadian. Menerima dan mencatat pesanan penjualan, pengiriman, pembuatan pesanan pembelian, dan menerima kas adalah contoh-contoh kejadian. Pengorganisasian data dengan menggunakan dokumen sumber,jurnal,dan buku besar.

ARSIP DALAM SIA YANG TERKOMPUTERISASI

            Bagian sebelumnya menekankan pada pencatatan kejadian secara manual. Arus dasar informasi yang dijelaskan sebelumnya dapat juga dilihat pada SIA yang terkomputerisasi. Informasi yang disimpan adalah tentang persediaan,pelanggan,dan pesanan sebagai berikut:

-entitas persediaan dinyatakan dengan file persediaan di panel a

-entitas pelanggan dinyatakan  dengan file pelanggan di panel b

-entitas pesanan dinyatakan dengan dua file di panel c dan d

JENIS-JENIS FILE DAN DATA

             Dua jenis penting dari file data adalah file induk dan file transaksi. Seorang akuntan, baik dalam peran sebagai perancang atau penilai, perlu mengetahui informasi apa yang disimpan dan bagaimana pengorganisasiannya. Dibagian ini akan dijelaskan ciri-ciri dari file induk dan file transaksi serta contoh-contoh penggunaan berdasarkan file-file yang disajikan

àfile induk mempunyai ciri ciri sebgai berikut:

    -file persediaan

    -file pelanggan

    -file karyawan

àfile transaksi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut

    -file transaksi menyimpan data tentang kejadian

    -file transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi

    -file transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas

HUBUNGAN ANTARA FILE TRAMSAKSI DAN FILE INDUK

Empat file bekerja sama untuk mencatat informasi tentang suatu pesanan sebagai berikut:

1.      File pesanan memberikan tanggal bahwa pesanan nomor 0100011 diterima oleh elerbe.itu juga menunjukkan adanya pelanggan 3451.

2.      Untuk mempelajari bagaimana pelanggan membuat pesanan, sitem menunjuk pada data acuan dalam record untuk pelanggan nomor 3451 yang ada dalam file pelanggan.

3.      Untuk mengetahui barang apa yang dipesan, sistem memriksa file perincian pesanan untuk record-record yang berhubungan dengan pesanan nomor 0100011.

4.      Untuk memperoleh nama penulis, judul, dan harga buku yang dipesan, sistem mengacu pada data acuan dalam file persediaan untuk buku dengan ISBN yang sama.

MANFAAT PEMISAHAN INFORMASI KE DALAM RECORD INDUK DAN TRANSAKSI

Meskipun pengorganisasian data itu terlihat kompleks, pada kenyataannya, efisien ketika ada banyak pesanan yang harus dicatat. Keterangan umum tentang pesanan disimpan di file pesanan. Ketika mencatat suatu pesanan untuk pelanggan yang ada, petugas pencatat pesanan dibebaskan dari beban mengenai pencatatan nama dan alamat pelanggan karena itu telah tersedia di dalam file pelanggan. Dengan demikian, nama dan alamat hanya sekali saja dicatat walaupun pelanggan tersebut melakukan banyak pesanan.

Ketika mencatat perincian pesanan dalam file perincian pesanan, petugas pencatat pesanan hanya perlu memasukkan ISBN dan kuantitas yang diinginkan. Uraian lengkap dari produk itu tersedia di dalam file persediaan. Informasi dalam file persediaan untuk buku tertentu direkam hanya sekali, meskipun mungkin ada beberapa pesanan untuk buku itu.

BAB 3.

MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

Bab 3 akan melanjutkan fokus buku ini pada proses bisnis dan data SIA. Sasaran teks ini adalah untuk membantu anda mengorganisasi informasi tentang proses bisnis dalam bentuk grafis yang mudah dipahami dan memahami paparan grafis yang telah dikembangkan oleh pihak lain.proses pembuatan diagram sistem mempunyai banyak manfaat. Untuk para akuntan dalam perannya sebagai evaluator sistem dan sebagai auditor, diagram aktivitas memberikan cara yang lebih sistematis untuk menganalisis proses-proses yang terjadi dalam perusahaan.

DIAGRAM AKTIVITAS UML

Ada beberapa teknik untuk mendokumentasikan dokumen bisnis. Di dalam buku teks ini, digunakan unfied modeling language(UML).suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi objek oleh grady booch, jim rumbaugh, dan ivar jacobson. UML juga dapat digunakan untuk memahami, dan mendokumentasikan setiap sistem informasi. Diagaram aktivitas UML dan peta mempunyai beberapa karakteristik umum yang membuatnya bermanfaat:

-baik peta maupun diagram aktivitas menyediakan representasi informasi grafis yang lebih mudah dipahami dibandingkan dengan uraian naratif.

-peta menggunakan lambang standart untuk menyampaikan informasi misalnya jalan raya, jalan tol, jalan kereta, taman, dan lain-lain.

-peta dan diagram aktivitas dibuat oleh ahlinya tetapi dapat dibaca oleh para pemakai dengan sedikit pelatihan.

-baik peta maupun diagram aktivitas dapat menyediakan gambaran tingkat tinggi.

OVERVIEW ACTIVITY DIAGRAM DAN DIAGRAM DETAILED ACTIVITY

Overview diagram menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnin dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, urutan kejadian-kejadian ini, dan aliran informasi antarkejadian.detailed diagram sama dengan peta dari sebuah kota.diagram ini menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukkan pada overview diagram.

MEMAHAMI OVERVIEW ACTIVITY DIAGRAM

Sebelum menjelaskan bagaimana cara menggambar diagram aktivitas, anda perlu mempelajari bagaimana cara membacanya.di dalam buku ini telah menyoroti elemen-elemen ini(misalnya,kejadian,orang,dokumen,dan tabel-tabel seperti juga simbol diagram aktivitas.

-agen-agen di luar organisasi itu(misalnya,pelanggan) juga diwakili oleh swimlane.

-terakhir,sistem komputer(dalam hal ini register) digunakan untuk mencatat dan memproses data SIA diwakili oleh swiwlane.

-lingkaran penuh menunjukkan awal dari proses .

-enam kejadia ditunjukkan oleh segi empat panjang.

-ingat bahwa teks ini berfokus pada karyawan atau departemen-departemen yang bertanggung jawab di dalam organisasi pada saat mengidentifikasikan kejadian.

-kejadian 1 dimulai ketika pelanggan melakukan pemesanan.

-kejadian 4 dimulai ketika pelanggan mengambil mata penjualan yang terus lengkap ke kasir.

-di dalam sistem informasi, tindakan pelanggan disebut sebagai pemicu yang menyebabkan satu agen di dalam organisasi itu untuk melaksanakan beberapa tindakan selanjutnya.

-garis dengan panah digunakan untuk menunjukkan urutan kejadian.

-data mungkin dibaca atau dicatat di dalam file komputer selama kejadian bisnis.

-garis putus-putus digunakan untuk menyambung kejadian dan tabel-tabel untuk menunjukkan bagaimana data tabel dibuat atau digunakan oleh kejadian.

-simbol mata banteng menunjukkan akhir dari proses.

MEMBUAT OVERVIEW ACTIVITY DIAGRAM

Bagian terdahulu menjelaskan bagaimana cara membuka overview activity diagram, dengan menggunakan simbol dasar yang diletakkan artinya.bagian ini memberikan petunjuk yang terperinci dalam membuat overview activity diagram.

ILUSTRASI LANGKAH-LANGKAH PENDAHULUAN

Langkah 1.membaca uraian narasi dan mengidentifikasi kejadian penting

Langkah 2.membubuhi keterangan pada narasi agar lebih jelas menunjukkan batasan kejadian dan nama-nama kejadian. Pedoman dalam penamaan kejadian adalah sebagai berikut.

a.pakailah nama umum yang mencerminkan tujuan kejadian

b.hindari nama-nama yang berfokus pada langkah-langkah terperinci dalam kejadian

c.buat menjadi spesifik

d.awali nama dengan kata kerja

e.jangan melibatkan nama karyawan atau bagian

ILUSTRASI PEMBUATAN DIAGRAM AKTIVITAS

Langkah 3 menunjukkan agen yang terlibat di dalam proses bisnis dengan menggunakan swimlanes.pedoman untuk menunjukkan orang atau alat meliputi hal berikut.

a.membuat swimlane untuk masing-masing orang atau departemen yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian dalam narasi.

b.membuat swimlane untuk entitas-entitas di luar organisasi yang memulai kejadian dalam proses.

c.membuat swimlane untuk sistem komputer.

d.menulis nama orang atau departemen yang sesuai di dalam swimlane.

Langkah 4 membuat diagram untuk masing-masing kejadian, dan tunjukkan urutan kejadian ini. Pedoman untuk mendokumentasikan kejadian dan urutan kejadian adalah sebagai berikut.

a.menggambar sebuah lingkaran penuh untuk menunjukkan awal dari proses.

b.jika kejadian itu dipacu oleh satu agen diluar organisasi, tampilkan empat persegi panjang yang dibulatkan sebagai pemicu.

c.buatlah segi empat panjang untuk kejadian di dalam swimlane dari orang atau departemen di dalam organisasi yang bertanggung jawab atas kejadian tersebut.

d.jika kejadian itu dipicu oleh agen di luar organisasi , hubungkan pemicu ke kejadian dengan garis yang tidak putus-putus.

Langkah 5 menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan di dalam proses bisnis.pedoman untuk menunjukkan dokumen dan aliran dokumen adalah sebagai berikut.

-menggambarkan sebuah arus dari kejadian ke dokumen untuk menunjukkan bahwa suatu dokumen sedang dibuat atau dimodifikasi dalam suatu kejadian.

-menggambar garis putus-putus dari suatu dokumen ke ejadian untuk menunjukkan bahwa informasi pada sebuah dokumen sedang ditelaah atau digunakan oleh kejadian atau aktivitas.

Langkah 6 menggambar tabel yang dibuat dan digunakan di dalam proses bisnis.pedoman untuk menyajikan tabel dan aliran informasi ke dan dari tabel adalah sebagai berikut.

a.menunjukkan tabel komputer di kolom komputer.

b.menggambar arus dari tabel ke kejadian untuk menunjukkan fakta bahwa informasi di suatu tabel sedang ditelaah atau digunakan oleh kejadian tersebut.

c.menggambar arus dari kejadian ke tabel untuk menunjukkan bahwa suatu record sedang dibuat atau diperbarui oleh kejadian atau aktivitas tersebut.

d.memasukkan informasi status untuk menunjukkan bagaimana objek berubah selama proses bisnis

MEMAHAMI DETAILED ACTIVITY DIAGRAM

Pembahasan ini memperkenalkan detailed activity diagram. Overview diagram yang dibahas sebelumnya bermanfaat dalam memahami kejadian-kejadian penting pada suatu proses bisnis, tanggung jgawab atas kejadian ini, dan perpindahan informasi antarkejadian. Meskipun pemikiran mengenai proses bisnis dalam kaitannya dengan kejadian sangat bermanfaat, para akuntan juga harus mempertimbangkan aktivitas yang terperinci pada setiap kejadian. Detailed activity diagram menunjukkan informasi mengenai aktivitas khusus. Untuk membuat detailed diagram, kita perlu untuk mengidentifikasi aktivitas individu dalam setiap kejadian.

Dua lambang tambahan dalam detailed diagram yaitu sebuah cabang dan sebuah catatan

-simbol berlian digunakan untuk menunjukkan suatu cabang di dalam diagram aktivitas.

-begitu seperangkat diagram aktivitas sudah dibuat untuk suatu proses bisnis, akan dibuat acuan silang mengenai diagram ini.

MEMBUAT DETAILED ACTIVITY DIAGRAM

Bagian sebelumnya dijelaskan nagaimana caranya membaca detailed activity diagram. Simbol yang digunakan dalam detailed activity diagram dan overview activity diagram adalah sama.

Langkah 1 tambah penjelasan naratif untuk menunjukkan aktivitas contohnya

-telaah data

-bandingkan dokumen

-catat data dalam dokumen sumber

-masukkan data ke dalam sistem komputer

-catat data dalam file transaksi

-perbarui file

-pelihara file induk

-kirim informasi ke agen lainnya

Langkah 2 buatlah tabel arus kerja

Langkah 3 identifikasilah diagram terperinci yang diperlukan

Langkah 4 untuk setiap detailed diagram lakukan langkah 4a sampai 4g

4a.buatlah swimlane untuk agen-agen yang terlibat pada satu atau beberapa kejadian yang ditunjukkan pada detailed program

4b.tambahkan segi empat panjang untuk setiap aktivitas di dalam kejadian yang didokumentasikan pada detailed diagram tersebut.

4c.gunakan garis tanpa putus untuk menunjukkan urutan aktivitas.

4d.atur dokumen yang dibuat atau digunakan oleh aktivitas-aktivitas di dalam diagram itu

4e.gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan dokumen

4f.dokumentasikan setiap tabel yang dibuat, dimodifikasi, atau digunakan oleh aktivitas dalam diagram yang ada dalam kolom komputer

4g.gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan tabel.

OVERVIEW ACTIVITY DIAGRAM DAN DETAILED ACTIVITY DIAGRAM

Bab ini disimpulkan dengan satu contoh yang mencakup overview activity diagram dan detailed activity diagram untuk ELERBE berikut ini adalah dokumentasi diagram aktivitas UML yang disediakan

1.anotasi narasi yang menunjukkan kejadian dan aktivitas

2.tabel arus kerja

3.overview activity diagram untuk proses pendapatan

4.detailed activity diagram

BAB 4.

BMENGIDENTIFIKASI RISIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

Bab ini membahas sasaran pengendalian internal penting dari suatu organisasi dan risiko tidak tercapainya sasaran ini. Bab ini akan menjelaskan bagaimana seseorang dapat menentukan risiko-risiko ini dengan menggunakaan konsep yang dibahas di bab-bab sebelumnya terkait dengan siklus transaksi, kejadian, aktivitas, dan file.

PENGENDALIAN INTERNAL DAN PERAN AKUNTANSI

Pengendalian internal adalah suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan keputusan yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut efektivitas dan efisiensi operasi, keandalan pelaporan keuangan, dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Pemahaman yang baik mengenai pengendalian internal penting bagi akuntansi yang berperan sebagai manajer, pengguna, perancang, dan evaluator sistem akuntansi.

-tanggung jawab manajer atas pengendalian internal telah dibuat secara eksplisit

-pengguna juga harus memahami pengendalian internal perusahaan sehingga dapat diterapkan dengan tepat.

-akuntan juga memiliki peran penting sebagai perancang prosedur pengendalian internal yang mendorong ketaatan terhadap perarturan dan sasaran perusahaan.

-dalam perannya sebagi evaluator auditor internal dan auditor eksternal harus memahami sistem pengendalian internal.

KERANGKA KERJA DALAM MEMPELAJARI PENGENDALIAN INTERNAL KOMPONEN DAN SASARAN PENGENDALIAN INTERNAL

KOMPONEN PENGENDALIAN INTERNAL

Sebagaimana anda lihat, tiga sasaran yang pertama dimasukkan dalam definisi pengendalian internal seperti yang dibahas di awal. Untuk tujuan pengaturan teks ini, sasaram pengendalian internal diklasifikasikan seperti empat jenis sasaran masing-masing sasaran(pelaksanaan,sistem informasi, perlindungan aset, dan kinerja) dibahas lebih terperinci kemudian

-sasaran pelaksanaan pada siklus pendapatan,pelaksanaan mengacu pada penyerahan barang atau jasa serta penerimaan dan penanganan kas.

-sasaran sistem informasi memfokuskan pada pencatatan, pembaruan, dan pelaporan informasi akuntansi.

-sasaran perlindunggan aset fokus utama kita adalah pada sasaran pelaksanaan dan sistem informasi.

-sasaran kinerja memfokuskan pada pencapaian kinerja yang memuaskan dari organisasi, orang, departemen, barang, atau jasa.

PENENTUAN RISIKO

Komponen penting pengendalian internal adalah penentuan risiko yang mengancam pencapaian tujuan perusahaan.

PENENTUAN RISIKO PELAKSANAAN:SIKLUS PENDAPATAN

Bagian ini memberikan pedoman untuk mengidentifikasikan risiko pelaksanaan pada siklus pendapatan. Risiko pelaksanaan mencakup risiko tidak tepatnya pelaksanaan transaksi.

CONTOH:SIKLUS PENDAPATAN ELERBE

Langkah 1 dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi. Siklus pendapatan ELERBE telah dibahas pada bab 2 dan 3.

Langkah 2 identifikasikan barang atau jasa yang diberikan dan kas yang diterima yang tergolong berisiko.ELERBE menyediakan produk-produk cd-rom dan internet untuk toko buku serta menerima kas dari toko buku

Langkah 3 nyatakan kembali setiap risiko umum untuk menjelaskan risiko pelaksanaan dengan lebih tepat untuk proses tertentu yang dipelajari keluarkan setiap risiko yang tidak relevan atau jelas-jelas tidak material.

Langkah 4 beri penilaian terhadap signifikasi risiko-risiko yang tersisa

Langkah 5 untuk risiko yang signifikan, identifikasikan faktor-faktor yang berkontribusi terhadap resiko.

PENENTUAN RISIKO PELAKSANAAN:SIKLUS PEMEROLEHAN

Di bagian sebelumnya disajikan pedoman untuk menilai risiko pelaksanaan pada siklus pendapatan. Bagian ini akan membahas risiko pelaksanaan pada siklus pemerolehan.

CONTOH:PROSES PENGGAJIAN ELERBE

Langkah 1 dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi.

Langkah 2 identifikasikan barang atau jasa yang disediakan dan kas yang diterima yang tergolong berisiko

Langkah 3 nyatakan kembali setiap risiko yang bersifat umum untuk menjelaskan risiko pelaksanaan dengan lebih tepat untuk proses tertentu yang dipelajari.

Langkah 4 berikan penilaian atas signifikansi risiko-risiko yang tersisa

Langkah 5 untuk risiko yang signifikan, identifikasikan faktor-faktor yang berkontribusi terhadap risiko.

PENELITIAN RISIKO SITEM INFORMASI

Bagian terdahulu memfokuskan pada risiko pelaksanaan pada proses-proses perusahaan. Bagian ini, memfokuskan pada risiko sitem informasi, atau risiko kesalahan pada sistem informasi perusahaan melalui pencatatan, pembaruan, atau pelaporan data yang tidak tepat. Karena sistem informasi mencatat transaksi perusahaan, sistem informasi tidak terlepas dari risiko pelaksanaan. Meskipun  risiko pelaksanaan dan risiko sistem informasi tidak saling lepas, terlihat bahwa pedoman untuk mengidentifikasikan risiko seperti itu cukup berbeda untuk memastikan perlakuan yang terpisah.

PENCATATAN RISIKO

Ingat kembali bahwa pencatatan didefinisikan sebagai memasukkan data mengenai suatu kejadian pada dokumen sumber atau file transaksi.pencatatan risiko menyatakan risiko yang tidak tangkap informasi kejadian secara akurat dalam sistem informasi organisasi. Kesalahan dalam pencatatan dapat menyebabkan kerugian yang sangat besar. Sebagai contoh, jika catatan penjualan memiliki identifikasi pelanggan yang salah, pelanggan yang sebenarnya tidak mendapat tagihan, dan perusahaan mungkin tidak dibayar atas penjualan tersebut.

MEMPERBARUI RISIKO

Pembaruan risiko adalah risiko bahwa field ringkasan dalam catatan induk tidak diperbarui dengan tepat. Memperbarui kesalahan bisa jadi sangat mahal. Misalnya, pesanan bisa ditolak karena jumlah persediaan dilaporkan sudah habis, padahal persediaan sebenarnya masih ada. Kesalahan untuk memperbarui saldo kas dapat mengakibatkan cek ditulis tanpa adanya dana yang cukup. Kesalahan dalam memperbarui juga dapat mengurangi efektivitas pengendalian atas saldo aset dan kewajiban di buku besar. Sebagai contoh, total piutang usaha di buku besar harus sama dengan jumlah angka saldo yang jatuh tempo di record induk pelanggan.saldo persediaan di buku besar harus sesuai dengan jumlah saldo yang diambil dari record induk masing-masing persediaan.jadi, kapan saja saldo tagihan pelanggan diperbarui, akun  buku besar, yaitu piutang usaha, harus segera diperbarui atau setidaknya dijadwalkan untuk diperbarui

CONTOH:ANGELO’S DINER

Langakh 1 dapatkan pemahaman mengenai proses yang dipelajari, identifikasikan kejadian-kejadian sebagaimana dibahas pada bab 2

Langkah 2 tinjaulah kejadian tersebut, dan identifikasikanlah kejadian-kejadian di mana data dicatat di dokumen sumber atau pada file transaksi.

Langkah 3 untuk setiap kejadian di mana data dicatat di dokumen sumber atau record transaksi, perhatikan risiko pencatatan yag bersifat umum sebelumnya.

MEMVISUALISASIKAN RISIKO PENCATATAN DALAM SISTEM INFORMASI TERKOMPUTERISASI

Pada kasus angelo’s diner, digunakan mesin hitung kas elektronik, tetapi tidak ada pembahasan mengenai sistem komputer yang sebenarnya dengan file transaksi dan file induk. Di sisi lain, sistem informasi yang digambarkan untuk siklus pendapatan ELERBE berperan lebih aktif. File induk dipelihara untuk pelanggan dan produk, dan file transaksi digunakan untuk mencatat kejadian. Di bagian berikutnya, akan diilustrasikan bagaimana risiko pencatatan yang ditunjukkan di butir utama dapat diterapkan pada sistem informasi terkomputerisasi

MENGIDENTIFIKASI RISIKO PEMBARUAN

Di bagian terdahulu, pedoman diberikan untuk mengidentifikasikan risiko-risiko pencatatan. Di bagian ini, diberikan pedoman untuk mengidentifikasi risiko-risiko pembaruan.

CONTOH:SIKLUS PENDAPATAN ELERBE

Langkah 1 identifikasilah risiko-risiko pencatatan sebagaimana ditunjukkan pada butir utama 4.5.

Langkah 2 identifikasilah kejadian-kejadian yang mencakup aktivitas pembaruan.

Langkah 3 untuk setiap kejadian di mana file induk diperbarui, perhatikan risiko-risiko pembaruan umum sebelumnya

PENCATATAN DAN PEMBARUAN DI SISTEM BUKU BESAR

Di sebagian besar bab ini, perhatian diberikan pada pencatatan dan pembaruan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi siklus transaksi pemerolehan dan pendapatan. Sedikit perhatian telah diberikan pada pencatatan dan pembaruan informasi untuk tujuan pelaporan keuangan, sesuatu yang dicapai melalui sistem buku besar. Beberapa kejadian memiliki signifikansi akuntansi keuangan secara langsung, sedangkan beberapa lainnya tidak. Terdapat tiga kejadian yang memerlukan pembaruan terhadap akun-akun buku besar. Ini diperlukan untuk mencatat kejadian-kejadian seperti itu pada saat terjadinya dengan suatu cara yang memfasilitasi pembaruan selanjutnya yang diperlukan terhadap buku besar. File buku besar menyimpan data acuan dan data ringkasan mengenai akun-akun buku besar.

RISIKO DALAM MENCATAT DAN MEMPERBARUI INFORMASI PADA SISTEM BUKU BESAR

Untuk sistem buku besar, risiko pencatatan dan pembaruan sama dengan risiko yang telah disebutkan di butir utama 4.5 dan 4.6. salah satu risiko adalah bahwa akun buku besar salah dicatat dan bahwa jumlah debit atau kredit bisa saja salah. Jika terdapat risiko bahwa record induk buku besar mungkin tidak diperbarui sama sekali, terlambat diperbarui, astau diperbarui dua kali. Selain itu, record induk buku besar yang salah dapat telah diperbarui, dan proses memperbarui mengandung kesalahan yang mengakibatkan kesalahan memperbarui saldo.

RISIKO PENGENDALIAN

Setelah risiko kerugian atau kesalahan yang signifikan telah diidentifikasi, evaluator harus memerhatikan cara-cara untuk mengendalikan risiko. Di banyak kasus, perusahaan meminta bantuan akuntan, auditor eksternal, atau auditor internal untuk mengevaluasi pengendalian dan meminta pendapat pengendalian tambahan jika diperlukan.

AKTIVITAS PENGENDALIAN

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi risiko dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Aktivitas ini bisa dibuat manual atau otomatis dan bisa diterapkan di berbagai tingkat di dalam organisasi. Ada 4 jenis pengendalian yaitu pengendalian arus kerja, pengendalian input, pengendalian umum dan penelaahan kinerja.

PENGENDALIAN ARUS KERJA

1.pemisahan tugas antaragen internal merupakan konsep ini dalam mendesain aktivitas pengendalian internal. Biasanya, agar kecurangan terjadi ketika karyawan memerlukan akses ke aset maupun kemampuan untuk menyembunyikan kecurangan dalam record organisasi.misalnya, kasir di angelo’s diner dapat mengambil kas dan menyembunyikannya dengan membuang nota penjualan. Untuk mencegah masalah seperti ini, organisasi dapat mengupayakan pemisahan

a.otorisasi kejadian

b.pelaksanaan kejadian

c.pencatatan dan kejadian

d.pengamanan sumber daya yang berhubungan dengan kejadian

2.penggunaan informasi mengenai kejadian sebelumnya untuk mengendalikan aktivitas: informasi mengenai kejadian sebelumnhnya dapat berasal dari dokumen atau record komputer. Pertama, kita bahas informasi dari dokumen menunjukkan pengendalian ini untuk angelo’s diner. Nota penjualan yang disiapkan selama kejadian menerima pesanan digunakan mengotorisasi kejadian menyiapkan makanan. Informasi dari file komputer kita telah melihat bahwa seseorang dapat menggunakan dokumen dari kejadian terdahulu untuk mengendalikan kejadian berikutnya.juga sangat umum untuk menggunakan data mengenai kejadian terdahulu yang di cata di file komputer untuk mengotorisasi kejadian baru.

Sebagaimana dilihat di contoh di tabel cari harga digunakan untuk mengendalikan pencatatan data penjualan. Dua contoh diberikan disini:

-data ringkasan di file induk bisa diperiksa untuk mengotorisasi kejadian.sebagai contoh, ketika penumpang membeli tiket, jumlah kursi dapat diperbarui di file induk penerbangan.

-record transaksi juga bisa membantu mengendalikan kejadian. Seorang karyawan bisa memeriksa record pembelian dan penerimaan di komputer untuk menyetujui faktur  pembayaran

URUTAN KEJADIAN YANG DIHARUSKAN

Di banyak kasus, organisasi memeiliki kebijakan yang mengharuskan suatu proses untuk mengikuti urutan tertentu. Misalnya, seorang dokter mungkin mengharuskan pengumpulan informasi asuransi sebelum memeriksa pasien. Informasi ini mengurangi risiko tidak mendaapatkan penggantian biaya atas jasanya.

MENINDAKLANJUTI KEJADIAN

Organisasi harus memiliki cara otomatis atau manual untuk menelaah transaksi yang belum disimpulkan. Berikut ini beberapa contoh kejadian yang mungkin memerlukan tindak lanjut:

-pesanan pelanggan yang belum dipenuhi

-faktur penjualan yang sudah jatuh tempo

-permintaan yang menunggu untuk disetujui

-jasa yang disediakan tetapi belum selesai (misalnya, pekerjaan,percetakan, pekerjaan,perbaikan,dan audit)

Kejadian yang memerlukan tindak lanjut diidentifikasi melalui laporan yang menyebutkan pekerjaan-pekerjaan yang belum selesai.laporan seperti ini terkadang dikenal sebagai laporan pekerjaan terbuka atau laporan umur.

DOKUMEN BERNOMOR URUT

Memberi nomor urut pada dokumen memberikan peluang untuk mengendalikan kejadian. Dokumen bernomor urut dibuat selama satu kejadian dipertanggungjawabkan di kejadian berikutnya. Memeriksa urutan dokumen bernomor dapat membantu memastikan bahwa seluruh kejadian dilaksanakan dan dicatat sangat tepat. Sebagai contoh angelo’s diner dapat memastikan bahwa seluruh penjualan dicatat dengan mempertanggungjawabkan nota penjualan bernomor urut. Pengendalian ini membantu dalam mengamankan kas.

PENCATATAN AGEN INTERNAL YANG BERTANGGUNG JAWAB ATAS KEJADIAN DALAM SUATU PROSES

Agen internal ditunjuk sebagai penanggung jawab sebagian besar kejadian. Misalnya,  di angelo’s diner, pelayan bertanggung jawab untuk menerima pesanan pelanggan dan memberi harga paa nota penjualan. Staf dapur bertanggung jawab untuk memasak makanan dengan benar dan tepat waktu, dan kasir bertanggung jawab untuk menerima jumlah kas yang benar.kebijakan dan prosedur pengendalian internal berjalan dengan lebih baik jika masing-masing individu memahami tugas dan bertanggung jawab atas tindakannya. Di organisasi-organisasi besar, cukup mudah untuk mempertahankan agar karyawan bertanggung jawab jika nomor identitas karyawan tercatat pada waktu pencatatan kejadian. Sebagai contoh DI ELERBE  record yang digunakan untuk mencatat pengiriman dapat memasukkan nomor identitas karyawan yang mengemas barang-barang dan menyerahkannya ke kurir. Sebagai contoh lain, di satu universitas, fakultas dapat mendaftar siswanya untuk mengikuti kelas dengan menggunakan komputer kantor yang dihubungkan dengan server universitas.

PEMBATASAN AKSES KE ASET DAN INFORMASI

Cara penting untuk memproteksi aset, seperti kas, persediaan, peralatan, dan data, adalah membatasi akses hanya karyawan yang memerlukannya untuk mengerjakan tugas yang diberikan. Untuk membatasi akses kepadanya, aset fisik disimpan di lokasi yang aman. Misalnya, gudang hanya terbuka untuk karyaan yang mengambil, mengirim, dan menerima barang.contoh lainnya, hanya petugas surat-menurat yang diizinkan berada di ruang surat. Karyawan dapat diwajibkan untuk mengenakan lencanan, dan alarm dapat ditempatkan di pintu yang memberikan tanda masuk ke lokasi aset.

BAB 5-7 

MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI

File transaksi digunakan untuk mencatat informasi mengenai berbagai kejadian didalam proses bisnis organisasi. Atribut-atribut record transaksi meliputi data transaksi, pelaku yang berhubungan dengan transaksi lainnya (misalnya pelanggan, pemasok, tenaga penjual), dan uraian barang/jasa yang berhubungan dengan kejadian (misalnya harga, dan kuantitas persediaan yang dijual).

Kejadian dan File Transaksi

Mendokumentasikan File Transaksi

Pedoman untuk mengidentifikasi perlunya tabel transaksi :

1.      Tentukan kejadian-kejadian didalam proses

2.      Keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat didalam sistem komputer.

3.      Keluarkan kejadian query dan pelaporan karena mencakup penggunaan data yang telah dicatat dalam SIA.

4.      Keluarkan kejadian pemeliharaannya.

Kejadian dan Tabel Induk

Untuk mengidentifikasi dua jenis entitas dimana tabel indul umumnya digunakan. Daftar ini akan diperluas dengan menambah tabel induk kas dan buku besar.

·         Barang / jasa

·         Agen

·         Kas

·         File induk buku besar

Membuat tabel induk salah satu alasan pembuatan tabel induk adalah untuk menghemat waktu entri  data dan ruang penyimpanan.

Atribut dan Hubungan

Kunci utama (primary key) adalah atribut yang secara unik mengidenifikasi record ditabel. Ketika record ditambahkan ke tabel, setiap record digunakan sebagai kunci utama yang hanya mengidentifikasi record tersebut.

Kunci asing (foreign record) adalah filed ditabel yang merupakan kunci utama dibeberapa file lainnya. kunci asing digunakan untuk menghubungkan satu tabel dengan tabel lainnya.

Hubungan Antartabel

Kardinalitas hubungan menunjukkan beberapa banyak kejadian dari suatu jenis entitas (kejadian, sumberdaya, atau pelaku) dihubungkan dengan jenis entitas lainnya. Kardinalitas berikut digunakan dalam desain basis data :1) satu dengan satu (1,1); 2) satu dengan banyak (1,m); 3)banyak dengan banyak (m,m).

Menentukan Kardinalitas

Tidak selalu mudah untuk menentukan kardinalitas hubungan. Ingat bahwa setiap pola membuat dua pernyataan independen tentang hubungan antarentitas. Juga, ingat bahwa sisi kejadian dari hubungan mengacu pada keterjadian sepanjang waku.

Signifikansi Konsep untuk Aplikasi Basis Data

Bagian ini menjelaskan tiga konsep kunci utama, kunci asing, dan hubungan yang didefinisikan terdahulu. Konsep-konsep ini dalam mendesain laporan, formulir dan pengendalian.

·         Mengimplementasikan dokumen dan laporan

·         Mengimplementasikan formulir input

·         Mengontrol data SIA : integritas referensial.

MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN

Dalam menentukan atribut-atribut yang diperlukan dalam pertanyaan gunakan atribut apa saja yang diperlukan dalam output query, criteria apa yang akan digunakan untuk menghasilkan output dan atribut apa saja yang digunakan dalam criteria tersebut.

Jenis-Jenis Laporan 

Laporan daftar sederhana (simple resort report) adalah daftar transaksi penjualan. Laporan perincian yang dikelompokkan (grouped detail report) adalah daftar transaksi penjualan yang dikelompokkan menurut jenis produk yang dijual dengan subtotal untuk setiap jenis produk. Laporan ringkasan (summary report) hanya memberikan ringkasan angka-angka penjualan, seperti total penjualan untuk setiap produk, tanpa mendaftar masing-masing transaksi penjualan terakhir. Laporan entitas tunggal (single entity report), seperti faktur penjualan hanya memberikan perincian mengenai satu kejadian.

Tata Letak Laporan

Header halaman (page header) dapat digunakan untuk menentukan informasi yang tampak dibagian atas setiap halaman. Footer halaman (page footer) tampak dibagian bawah setiap halaman dan biasanya mencakup nomor halaman. Footer laporan (report folder) terlihat satu kali, dibagian akhir laporan. Perincian laporan (report detail) berisi informasi utama dilaporan. 

Organisasi Laporan

Dalam mengorganisasikan laporan seseorang dapat menentukan hal-hal seperti berikut ini :

·         Data dikelompokkan menurut produk#.

·         Header kelompok memiliki data acuan dari tabel persediaan.

·         Bagian perincian kelompok mendaftar transaksi informasi berasal dari tabel perincian penjualan dan tabel penjualan.

·         Footer kelompok meliputi perhitungan ringkasan jumlah barang digudang sekarang.

Laporan Kejadian

·         Daftar Kejadian Sederhana

Daftar kejadian sederhana (simple event lists) menyediakan daftar kejadian yang sederhana selama suatu periode waktu yang disusun menurut tanggal kejadian atau nomor transaksi tanpa adanya pengelompokkan atau subtotal.

·         Laporan Perinci Kejadian Dikelompokkan

Laporan perinci kejadian yang dikelompokkan (grouped event detail reports) menampilkan daftar kejadian selama suatu periode dan umumnya dikelompokkan menurut barang / jasa atau agen. Laporan seperti itu mencakup data acuan mengenai barang / jasa atau agen maupun perincian kejadian yang berhubungan dengan barang / jasa atau agen.

·         Laporan Ringkasan Kejadian

Laporan ringkasan kejadian (event summary report) meringkas berbagai macam kejadian menurut berbagai parameter.

·         Laporan Satu Kejadian

Laporan satu kejadian (single event report) menyajikan perincian mengenai satu kejadian. Sering kali, laporan ini dicetak untuk tujuan dokumentasi atau untuk diberikan kepada pelanggan atau pemasok.

Daftar Acuan dan Laporan Status

·         Daftar Acuan

Daftar acuan (reference lists) hanya melaporkan data acuan yang diambil dari tabel induk.

·         Laporan Status

Laporan status (status report) menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa, atau agen.

§  Laporan status perincian berkelompok (grouped detail status report) menampilkan data ringkasan dan biasanya beberapa data acuan mengenai barang, jasa, atau agen maupun kejadian (perincian yang mendukung) yang menyebabkan perubahan data ringkasan

MEMAHAMI DAN MENDESAIN FORMULIR 

Hubungan antara Formulir Input dan Tabel

Terdapat tiga hubungan antara tabel dan formulir. Hanya hubungan pertama saja yang memiliki hubungan satu dengan satu antara formulir dan tabel.

1.      Satu formulir untuk mencatat data di satu tabel

2.      Satu formulir untuk mencatat data di dua tabel atau lebih

3.      Dua formulir atau lebih untuk mencatat data disatu tabel.

Jenis-Jenis Formulir Input

·         Formulir entri satu record (single record entry form) hanya menampilkan satu record pada satu waktu. Formulir entri bentuk tabel (tabular entry form) menyediakan desain seperti kertas kerja untuk memasukkan banyak record disatu tabel. Jenis formulir ini sering kali digunakan untuk mencatat sekumpulan kejadian.

·         Formulir entri multitabel (multi-table entry form) digunakan untuk menambahkan data ke lebih dari satu tabel. Formulir utama (main formulir) memiliki dia bagian-bagian utama yang digunakan untuk menambahkan data ke”suatu”tabel, dan subformulir (sub form) yang digunakan untuk menambahkan data ke”banyak” tabel.

Mengidentifikasi Formulir yang Diperlukan

Kebutuhan akan formulir tergantung pada data apa yang perlu dikumpulkan dan bagaimana data tersebut akan dikumpulkan.

UML use case dapat digunakan untuk membuat model interaksi antara pengguna dengan system.Use case adalah urutan langkah –langkah yang terjadi ketika “pelaku” sedang berinteraksi dengan system untuk suatu tujuan tertentu. Pelaku dapat berupa orang, computer, atau bahkan sustem lain, tetapi kita akan memfokuskan pada pelaku manusia. 

Interaksi dengan Formulir : Mengendalikan Input SIA

·         Elemen-elemen antar Formulir

Elemen antarmuka formulir (form interface elements) merupakan objek-objek pada formulir yang digunakan untuk memasukkan informasi atau melakukan tindakan. Beberapa elemen antarmuka yang umum adalah kotak teks, label, fitur pencarian, tomnol perintah, tombol radio, dan kotak cek.

·         Meningkatkan Akurasi dan Efisiensi Entri Data

Beberapa pengendalian berikut ini dapat digunakan pada formulir entri untuk meningkakan akurasi dan efisiensi entri data.

1.      Kunci utama

2.      Fitur pencarian

3.      Pemindaian

4.      Pemeriksaan record

5.      Konfirmasi

6.      Integritas referensial

7.      Pemeriksaan format

11.  Nilai yang dihasilkan computer

12.  Meningkatkan pengguna untuk menerima/menolak data

Mendesain Formulir

·         Mengidentifikasi dan Mendokumentasikan Formulir yang Diperlikan

Untuk mengidentifikasi formulir yang diperlukan, pertama kali kita mengidentifikasi kejadian-kejadian didalam proses bisnis. Kita akan mengidentifikasi formulir yang diperlukan untuk contoh Fairhaven Convenience Store. Kemudian kita akan mendesain masing-masing formulir. Dua kejadian dapat diidentifikasi dinarasi Fairhaven Convenience Store : Melakukan penjualan dan Menyetorkan kas.

·         Formulir Entri Data Satu Record : Tabel Arsip Manajer untuk Fairhaven Covenience Store

Jenis formulir pertama yang akan kita bahas adalah formulir satu record. Sebagaimana disebutkan sebelumnya, Formulir Arsip Manajer menunjukkan sau record dari suatu tabel pada suatu waktu..

·         Formulir Satu Record : Formulir Setoran

Formulir saru record juga dapat digunakan untuk mencatat data transaksi

·         Formulir Entri Data Bentuk Tabel : Arsip Persediaan untuk Fairhaven Convenience Store

Formulir bentuk tabel memiliki desain seperti kertas kerja yang berguna untuk menambahkan lebih dari satu record ke satu tabel.

·         Formulir Entri Multitabel

Formulir entri multitabel untuk mencatat penjualan. Formulir tersebut disusun kedalam format formulir utama/sub formulir.

Sumber : Buku Sistem Informasi Akuntansi, Dasaratha V.Rama / Federick L.Jones.

               Penerbit : Salemba Empat